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Olvida el papel y comienza a digitalizar tus documentos

El uso del papel es muy común en las empresas, hay muchos documentos impresos que requieren firma física, pero otros podrían ser digitalizados sin ningún problema. Menos papel hace más fácil la tarea de los oficinistas, hace el trabajo más fluido y se genera menos basura.

SABIDURÍA QUE AYUDA: Desde el año 2011 México tiene una Ley de Firma Electrónica, que hace obligatorio a las organizaciones públicas a realizar sus documentos de forma electrónica y a usar la firma electrónica, aunque cada organización debe justificar las excepciones cuando pretendan utilizar un medio impreso. Toda organización pública está obligada a no utilizar documentos en papel y sí a utilizar documentos electrónicos y firma electrónica. En nuestro país, cada funcionario público emite un promedio de 72 documentos al mes y le marca copia a cinco destinatarios, esto representa 4 mil 348 juegos de documentos entregados físicamente cada año por cada servidor público que aún imprime y firma papel, que por lo general se almacena.

Olvida el papel y comienza a digitalizar tus documentos

Olvida el papel y comienza a digitalizar tus documentos

Cuando digitalizas tus documentos tienes las cosas a la mano, puedes disponer de un documento cuando quieras y lo haces de forma más sencilla, tener los documentos guardados en la computadora hace que los tengas en un lugar seguro, pues no hay riesgo de que un archivo termine en el bote de la basura. Eso sí, procura siempre respaldar toda tu información.

Si tus documentos están perfectamente archivados en tu computadora los puedes compartir fácilmente cuando tu jefe, un cliente o un compañero los requiera. Respecto a los planes de trabajo o proyectos que están archivados digitalmente, se le pueden hacer correcciones y actualizaciones, sin necesidad de usar servicios de mensajería o correo.

Al digitaliza tus documentos te vuelves una empresa más responsable con el medio ambiente y gastas menos dinero. Cada vez son más las organizaciones públicas y privadas que hacen inversiones inteligentes, se preocupan más por la productividad y realizan acciones amigables con la naturaleza.