El correo electrónico puede ser un gran aliado, pero también un gran enemigo si no sabemos utilizarlo con prudencia y de forma inteligente, por eso quiero compartirte algunos puntos clave para sacar el mejor provecho de esta herramienta.
¿Cuándo sí usarlo?
-Cuando quieres que el destinatario pueda acceder a la información una y otra vez.
-Muy conveniente para resumir los puntos abordados, hacer una minuta o una agenda de responsabilidades después de una reunión de trabajo.
-Gran aliado para enviar datos importantes que deben ser recordados y permanecer accesibles, después de una llamada telefónica. Por ejemplo: dirección, horario de la cita acordada, nombres de los asistentes, requerimientos, datos de contacto, etc.
-Indispensable cuando necesitamos contar con la confirmación, el aval, la aprobación o aceptación por escrito de algún término o acuerdo. En este mismo sentido, será una herramienta muy útil para delegar responsabilidades. Al hacerlo asegúrate de solicitar que la otra persona te responda el correo confirmando la recepción del mismo, de esa forma, si tuvieras más adelante cualquier complicación, puedes usarlo como prueba que sustente tus argumentos.
¡CUIDADO! Nunca contestes un correo confirmando de recibido sin antes haberlo leído y habiendo estado de acuerdo con el contenido, ya que decir “confirmo de recibido” puede malinterpretarse como un “estoy de acuerdo”.
¿Cuándo no usarlo?
-Cuando se trata de algo urgente. Toma en cuenta que los correos pueden irse al buzón de Junk Mail o Spam y tú no darte cuenta de ello, eso podría hacer que te quedes esperando una respuesta que nunca llegará. Igualmente, toma en cuenta que tu destinatario recibe tantos correos al día entre basura, promociones, asuntos de trabajo, personales, etc. que tu mail podría traspapelarse y perderse. Otras veces, la gente suele leerlo y postergar la respuesta para un momento más oportuno, que a veces se olvida y nunca llega. Por eso, lo primero que debes hacer es: ¡no tomarte personal el no recibir respuesta! Antes de hacerte harakiri inventándote historias de terror sobre lo que supuestamente está pasando en la mente de tu interlocutor como: “no le importó”, “ya no me quiere”, “no le intereso”, “es un grosero”, etc. te recomiendo que le envíes un mensaje a su celular o hagas una llamada para avisarle o recordarle que le enviaste un correo electrónico del cual esperas respuesta ya que es muy importante. Así que, cuando envíes un correo importante o urgente, informarle a la persona a través de otro medio más inmediato, podría ser una gran opción.
-También evita utilizar el correo para reclamarle algo a alguien, para señalarle a una persona sus errores, para decir lo que no te gusta o no quieres, etcétera. En pocas palabras, evita los correos para asuntos difíciles de tratar, para dar negativas o para tratar temas sensibles. ¿Por qué? Son varias las razones:
- La persona puede malinterpretar el tono o el sentido del correo y adecuarlo a la manera en que se siente en ese momento. Así, algo que quizás tu escribiste con toda la tranquilidad y ecuanimidad del mundo, el otro puede leerlo con tono de enojo, reclamo, chantaje o queja. Recuerda que, aproximadamente, el 80% del contenido de un mensaje es no verbal, esto quiere decir que lo que hagas con tu cuerpo, tu voz y tus gestos mientras lo dices, será más importante y determinante que el contenido mismo. El lenguaje no verbal influirá enormemente en la manera en que tu mensaje sea percibido por tu interlocutor y, de esta forma, en la actitud que éste tome ante tu comunicado y la conducta que lleve a cabo a continuación.
- Cuando envías temas sensibles por correo electrónico, te pierdes la retroalimentación del otro. No sabrás cómo lo está tomando, de qué manera le está afectando, si está o no de acuerdo, si se enojó o se puso triste a raíz de tu mensaje, si lo tomó bien o mal… ¡y esto es importantísimo para ti! Sencillamente porque si tuvieras a esa persona enfrente, podrías ir ajustando tu mensaje según sus reacciones.
- Dicen que a las palabras se las lleva el aire… y pudiera ser, pero solamente cuando las articulamos de viva voz. Sin embargo, cuando las ponemos por escrito, quedan tatuadas de por vida, dándole a la otra persona la posibilidad de leerlas y releerlas una y otra vez. Y el riesgo de esto es que cada vez que relea tu correo, volverá a generar el cocktail de emociones desagradables en su interior haciendo crecer más su enojo, disgusto, tristeza, etc. Así que, si has de decir algo que sepas que generará emociones molestas en tu interlocutor, asegúrate de hacerlo de forma presencial, prudente, con tacto, cuidando la forma, leyendo su respuesta entre líneas, escuchando sus silencios, pero sobre todo, hazlo de manera breve, concisa y específica. En pocas palabras: Di lo que tienes que decir, escucha su respuesta, negocia y soluciona las cosas, y pasa a lo que sigue sin mirar atrás. Así que, por favor, ¡no uses el correo electrónico para estos fines!
OJO: Si no te queda de otra y tienes que hacerlo a distancia, puedes elegir siempre una videoconferencia en donde ambos puedan verse y escucharse.
-Nunca envíes un correo si estás alterado emocionalmente. Espera a que se pase la impetuosa emoción, que esos bioquímicos en tu cuerpo que no te dejan pensar con la cabeza fría se reabsorban. Eso te ayudará a ser asertivo. Además, así te ahorrarás la pena (muy frecuente, por cierto) de desahogarte en el papel sin cuidar tu mensaje y ponerle “enviar” a algo de lo que después te arrepentirás.
Otras consideraciones:
Cuida tu imagen y tu reputación. A través de un correo electrónico dejas entrever muchos aspectos de tu personalidad y tu capacidad. Un correo mal redactado puede hundirte y generar una pésima impresión, así que toma en cuenta estas recomendaciones:
-Tu ortografía debe ser IMPECABLE. Tómate el tiempo para releer varias veces lo que enviarás. Puedes escribirlo previamente en una hoja de Word para tener una primera referencia del autocorrector (por favor no confíes demasiado en él, recuerda que esta herramienta no distingue el contexto y no sabrá si estás usando la palabra “ves” referente a “ver algo” o la palabra “vez” que hace alusión a una “ocasión”.
-Procura no utilizar siempre las mismas palabras, demuestra un vocabulario amplio ya que esto hablará bien sobre tu preparación y cultura. No repitas el mismo término una y otra vez, utiliza sinónimos. Te recomiendo esta página (también puedes descargar la App en tu teléfono inteligente o tablet) que te servirá para revisar ortografía, para encontrar sinónimos y antónimos, y para traducir las palabras a distintos idiomas: www.wordreference.com ¡Es maravillosa!
-Sé breve y claro. Cuida la estructura, ten máximo 2 o 3 mensajes clave por mail, dale un orden lógico a tu mensaje y evita redundar.
-Utiliza espacios, signos de puntuación, negritas, mayúsculas, ¡incluso colores! (no más de 3 por correo, ya tomando en cuenta el negro). Así lograrás que tu mensaje sea más atractivo, fácil de leer y de recordar.
Finalmente recuerda que, un correo electrónico habla por ti, pero también de ti. ¡Cuida lo que en él envías pues quedará grabado para la posteridad!