Como todo buen oficinista, necesitas saber cuáles son los errores a evitar en los mails laborales, una pequeña metida de pata podría tener consecuencias muy graves, desde una negativa a tu petición de aumento de sueldo o en el caso más extremo, que te despidan de la empresa. A continuación algunas ideas que pueden servirte.
Y es que con el ajetreo diario ya no sabes ni que haces y al final del día le mandas «el pack» a tu jefe o a los clientes en vez de la propuesta final la cual les llevo días terminar, es un verdadero oso laboral y te puede dejar un despido muy justificado pero la invitación de nao de los clientes o jefes para salir a dar un rol. Lo cierto es que debes de prestar mucha atención al realizar esta tarea que se ve muy sencilla pero tiene su chiste.
1.- Actualiza siempre tu mail. Hay algunos jefes que sólo envían una información por email, ya sea que olviden decirte en persona o simplemente sólo te quisieron informar un asunto por medio del correo de la empresa. Si se te pasa hacer algo ¡no tendrás pretexto!, tu superior siempre se excusará diciendo que te envió la información a tiempo. Así que lo mejor es estar siempre al pendiente.
2.- Sé respetuoso e institucional. Inicia siempre con un saludo, limítate a escribir únicamente del tema, evita bromas y chascarrillos, procura ser más institucional y respetuoso a la hora de comunicarte con tus compañeros y con tus superiores.
3.- Revisa bien el remitente. Cuando se trata de correos que tengan que ver con asuntos de pago ten mucho cuidado y desconfía si notas un cambio en el correo del remitente (por ejemplo si siempre te escribían a través de [email protected], pero ahora recibes un mail de [email protected], ¿Lo ves? ¡sólo agregaron una letra!), sobre todo si un cliente o proveedor te pide que deposites el pago en una cuenta diferente (cualquiera que sea el pretexto). Es mejor que corrobores la información con el cliente de la empresa (verlo en persona o una llamada telefónica), podrías ser víctima de un fraude.
4.- Elige las palabras adecuadas. Sabemos que a veces parece que tienes que estar haciendo malabares para no ofender a tu compañero o para que el jefe no malinterprete lo que le quieres decir. pero es mejor analizar lo que escribes para evitar malos entendidos o que alguien en la empresa se sienta ofendido. Colócate en el lugar de otra persona y piensa en cómo las palabras podrían malinterpretarse.
5.- Cuida tu ortografía. Enviar un mail en el entorno laboral puede cerrarte muchas puertas, no tener errores ortográficos te ayudará a proyectar una imagen más profesional, es mejor que te prepares para escribir correctamente y nunca fiarte de los verificadores de ortografía, pues podrías escribir una palabra que existe pero que tiene otro significado.
6.- Los problemas no se resuelve por el correo. Discutir o querer arreglar un problema por mail podría ser contraproducente, alguien podría reenviar tus comentarios con el jefe o los podría utilizar en tu contra. Evita hablar de más en los mails de la empresa, se breve y claro.
7.- Firma tus mensajes. Cuando termines tu redacción, agrega al final tu información, como teléfono, extensión, fax y dirección. Tu receptor podría querer contactarte para algo importante.
¿Algún consejo más que desees darnos? ¿Cuál ha sido uno de los graves errores que has cometido a la hora de enviar los mails laborales? Otros errores que debes evitar al enviar un correo son los siguientes:
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