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La importancia de digitalizar tus documentos y cómo hacerlo

La era digital hace ya varios años que nos alcanzó, ahora la mayoría de los tramites se hacen vía internet, lo que nos obliga a tener que digitalizar nuestros documentos más importantes como INE, acta de nacimiento, CURP, título profesional, escrituras, factura del carro entre otras más. En esta nota te hablaremos de la importancia de digitalizar tus documentos.

digitalizar tus documentos

Sabiduría que ayuda: según un informe de la empresa Brother (la empresa que fabrica impresoras y esas cosas) dice que más del 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras, que la media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces y que Cada día se hacen 1.000 millón de fotocopias en todo el mundo

Aunque pienses que las computadoras son del demonio o que estas ya muy viejo para aprender a usar una, el tener tus documentos digitalizados viene siendo como un  requisito importante a la hora de querer realizar cualquier trámite, y hay gente que lo puede hacer por ti.

La importancia de digitalizar tus documentos.

Orden

En primera te permite tener mayor orden en tus documentos teniendo una carpeta con cada uno de tus documentos, en una USB o hasta en tu correo electrónico.

Seguridad y respaldo.

Digitalizar permite proteger y resguardar documentos importantes de cualquier situación que pueda afectar tus documentos físicos, como un incendio, inundación, temblor o algún otro tipo de desastre natural.

 

 

Disminuyes costos.

Olvídate de copias o reimpresiones, al tener tus documentos digitalizados solo tendrás que enviarlos vía e-mail o subirlos a la base de datos de la empresa que los requiera.

Accesibilidad.

No tendrás que buscar por horas entre miles de folders o carpetas físicas los documentos que necesitas, pues al tener tus documentos digitalizados los podrás consultar desde cualquier pc, celular o Tablet.

Se conserva por los siglos de los siglos.

Un documento digital preserva la memoria física del documento, garantiza su conservación, se pueden mejorar las imágenes y hasta letras de documentos deteriorados. Por último a diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo.

 

 

Versatilidad.

Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico y de esa misma manera se puede enviar por medio de un correo electrónico, redes sociales, o portales de cualquier índole.

Otras cosas importantes de digitalizar tus documentos son:

  • Facilita el acceso a los documentos
  • Agiliza la búsqueda y consulta de la información
  • Un documento digital puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos
  • Reduce el espacio físico.
  • Se pueden imprimir al instante.

Si te preguntas como digitalizar tus documentos la verdad no es tan complicado, basta con que tengas una escáner en casa o bien acudas a centros de escaneo con tus documentos y lleves una USB o bien proporciones una cuneta de correo electrónico.

El proceso es como si se le tomara una fotografía al documento para que quede capturado en la computadora.

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