Tener una oficina organizada te ayuda a realizar un mejor trabajo y en menos tiempo, pues cuando tienes tus cosas perfectamente bien acomodadas cada herramienta o documento está a la mano, eso le da más rapidez a tus tareas cotidianas. Por otra parte una oficina organizada te ayuda a sentirte más relajado, pues logras más tranquilidad cuando todo está en orden.
Además, una oficina organizada, limpia y ordenada habla muy bien de quien la usa, eso te da un punto a favor, por ejemplo, si atiendes a clientes en tu oficina es muy importante que dejes una buena impresión.
Aquí algunas ideas que te ayudan a tener una oficina organizada
1.- Limpia. Es cierto que lo hace el personal de limpieza, pero no pierdes nada al limpiar cada rincón de tu lugar. Limpia y ordena tus cajones, rara vez la señora que hace la limpieza se mete ahí. Limpia constantemente la superficie del escritorio, si comes y ensucias o tiras algo, límpialo.
2.- Herramientas a la mano. Es mejor que tengas tus artículos más utilizados en tu escritorio, como el ordenador, teléfono, fax, archivo de tarjetas, etc. Usa estratégicamente los contenedores para organizar los suministros de oficina, como clips y bolígrafos. Usa adecuadamente las bandejas para los papeles que tienes en tu escritorio.
3.- Separa. Usa un cajón para cada tipo de documentos, usa uno distinto para trámites personales, artículos, etc. Los archiveros u organizadores te ayudan a guardar y organizar los documentos, folletos, revistas o catálogos que desees conservar.
4.- Respeta. Esto te ayudará a tener más armonía, sobre todo si trabajas con otra persona en el mismo escritorio, respeta el lugar del otro.
5.- Acomoda al final del día. Si acomodas las cosas cada vez que terminas lograrás una oficina más limpia y evitarás que el desorden vaya apoderándose de tu espacio.
6.- Calendarios y tablas. Usa calendarios, programas de Excel o cualquier otro sistema de organización que te permita estar al pendiente de tus empleados, actividades a realizar, clientes por atender, etc.
5.- Pre-ordena lo nuevo. Adelántate a organizar las cosas nuevas que lleguen a tu oficina, así te será más fácil realizar las distintas tareas y estar al pendiente de ellas.
6.- Desecha lo viejo. Desecha aquellos Post-it que pretenden llegar para quedarse, quizá todavía tengas algún recordatorio para algo que ya hiciste hace tres meses.
7.- Comunicación. La comunicación con tus empleados te ayuda a tener una oficina más organizada, evita que alguien haga trabajo de más o que alguien repita alguna tarea y mantiene al equipo coordinado.
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