Aunque son necesarias para decidir el rumbo de la empresa, planear algún proyecto o evaluar resultados, las juntas se han convertido en un auténtico vicio dentro del ámbito laboral. Pareciera que cualquier motivo es válido para reunir a todo el equipo de trabajo y pasar horas discutiendo sin llegar a nada.
Si sufres de “juntitis”, es hora de que evalúes los pros y contras de realizar reuniones de trabajo a cada rato. ¿Han mejorado los resultados de tus empleados o ha bajado su productividad?
Probablemente, a ti te parezca indispensable hacer juntas para que todos los integrantes de tu equipo de trabajo estén enterados de lo que sus compañeros hacen, pero debes saber que los especialistas en capital humano y negocios, así como los empresarios más exitosos, consideran que estas reuniones son una verdadera pérdida de tiempo.
No pretendemos que suspendas las juntas definitivamente, pues son un mal necesario. En realidad, queremos presentarte algunos lineamientos que te ayudarán a hacerlas más dinámicas y efectivas. ¿Te interesa?
- Objetivo. ¿Qué se pretende lograr con esa junta? ¿Se realizará una evaluación de resultados, organizar un nuevo proyecto?
- Asistentes. Por mucho que te guste que todos los empleados estén enterados de los proyectos y resultados, no puedes pedirles a todos que se presenten a las juntas. Esto afectaría su productividad. Debes de citar sólo aquellos involucrados o relacionados con los temas que se abrodarán.
- Horario. Debes definir con antelación el horario en el que se realizará la junta. En cuanto lo sepas, notifícaselo a los asistentes. Esta simple atención les permitirá estar preparados y evitarás que se estresen tratando de reunir la información que deben presentar.
- Duración. Define la duración de la reunión y apégate a ese tiempo.
- Orden del día. Establecer el orden en el que se abordarán los diferentes asuntos, evitará que se distraigan y terminen hablando de cosas que no tienen importancia.
- Responsable. Para evitar que todos hablen al mismo tiempo o se olviden del objetivo principal de la reunión, te recomendamos que designes a un responsable. No es necesario que seas tú o alguna autoridad, pues sólo se asegurará de que se respete el orden del día y que todos los asistentes participen. Además, será el encargado de limitar las intervenciones y evitar que se toquen temas irrelevantes.
- Espacio. Es importante que todas tus juntas se realicen en un espacio en el que pueda hablarse claramente y sin interrupciones o distracciones.
Aunque es probable que, en un principio, te resulte imposible aplicar estos parámetros, pronto notarás la diferencia.